Xin chào các bạn, ở bài viết này chúng ta sẽ cùng làm quen với tính năng Record Macro và tạo Add-Ins trên Microsoft Excel. Như vậy chắc sẽ có bạn thắc mắc rằng:
- Macro là gì?
- Add-Ins là gì?
- Có tác dụng gì cho chúng ta?
{tocify} $title={Table of Contents}
Macro trong Excel là gì?
1. Định nghĩa Macro (theo Microsoft)
Macro là một công cụ cho phép bạn tự động hóa các tác vụ và thêm chức năng vào biểu mẫu, báo cáo và điều khiển. Ví dụ: nếu bạn thêm một nút lệnh vào biểu mẫu, bạn liên kết thuộc tính sự kiện OnClick của nút đó với macro chứa các lệnh mà bạn muốn nút đó thực hiện mỗi lần bấm.
Macro được xem như một ngôn ngữ lập trình đơn giản hóa cho phép bạn tạo mã bằng cách xây dựng một danh sách các hành động cần thực hiện. Khi dựng một macro, bạn chọn từng hành động từ danh sách thả xuống, rồi điền thông tin bắt buộc cho từng hành động. Macro cho phép bạn thêm chức năng vào biểu mẫu, báo cáo và điều khiển mà không cần viết mã trong mô-đun Visual Basic for Applications VBA. Macro cung cấp một tập hợp con chứa các lệnh sẵn dùng trong VBA và hầu hết mọi người đều thấy việc dựng macro dễ dàng hơn là viết mã VBA.
Giả sử rằng bạn muốn bắt đầu một báo cáo trực tiếp từ một trong các biểu mẫu mục nhập dữ liệu của bạn. Bạn có thể thêm một nút vào biểu mẫu của bạn và sau đó tạo một macro mở báo cáo. Macro có thể là một macro độc lập (một đối tượng riêng biệt trong cơ sở dữ liệu) được liên kết với thuộc tính sự kiện OnClick của nút, hoặc macro có thể được nhúng trực tiếp vào thuộc tính sự kiện OnClick của các nút đó. Dù bằng cách nào, khi bạn bấm vào nút, macro sẽ chạy và mở báo cáo. Các kiểu macro thường được gọi là các macro giao diện người dùng.
2. Cách sử dụng Record Macro
Giả thuyết đặt ra:
Mỗi ngày lãnh đạo đều yêu cầu bạn phải báo cáo công việc và gửi email nhắc nhở công việc cho tất cả nhân viên trong công ty. Báo cáo có nhiều nội dung, phải gửi đi đúng giờ. Nếu các bạn làm báo cáo bằng cách truyền thống thì phải tốn rất nhiều thời gian. Khả năng chậm trễ và không đúng yêu cầu là điều thường xuyên gặp phải.
Mỗi ngày lãnh đạo đều yêu cầu bạn phải báo cáo công việc và gửi email nhắc nhở công việc cho tất cả nhân viên trong công ty. Báo cáo có nhiều nội dung, phải gửi đi đúng giờ. Nếu các bạn làm báo cáo bằng cách truyền thống thì phải tốn rất nhiều thời gian. Khả năng chậm trễ và không đúng yêu cầu là điều thường xuyên gặp phải.
Các bước làm báo cáo hoặc gửi email cho nhân viên được lập đi lập lại giống nhau. Bạn muốn có một công cụ giúp bạn tự động làm báo cáo, tự động gửi báo cáo đi, tự động gửi email nhắc nhở nhân viên, ...
Giải pháp cụ thể:
Bạn cứ yên tâm, VBA hoàn toàn có thể làm điều này giúp bạn. Chỉ với một cú click chuột vào một nút nhấn Start. Sau đó bạn chỉ cần ngồi thưởng thức cafe, xem Office tự làm tất tần tật. Điều này thật là tuyệt vời và phấn khích phải không ạ. Các bạn xem các phần sau để nắm vững và làm được một công cụ riêng cho bản thân mình nhé.
Tạo chương trình thực thi bằng Record Macro
Quay trở về chủ đề chính trong mục này nhé. Để sử dụng tính năng Recor Macro thì các bạn có 2 cách để mở.
- Cách 1: chọn thẻ View \ Record Macro...
- Cách 2: nhấp vào thẻ Developer \ Record Macro...
Nếu trên Excel của các bạn chưa có thẻ Developer thì các bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây:
Tính năng này có ý nghĩa là bắt buộc Excel phải học tất cả các bước mà chúng ta đã thao tác trên Excel. Giống như bắt Excel học việc, và chúng ta là người dạy việc các bạn nhé. Để bắt đầu Record lại quá trình làm việc trên Excel. Điều đầu tiên là các bạn nhấp vào nút Record Macro để khung Record Macro xuất hiện. Trên khung này các bạn đặt tên cho quá trình Record của mình, và nhấp OK để bắt đầu quá trình. Lúc này nút Record Macro sẽ chuyển thành tên Stop Recording và quá trình Record đã bắt đầu diễn ra.
Bạn muốn kết thúc quá trình Record thì nhâp tiếp vào nút Stop Recording nhé. Các thao tác của bạn trên Excel đã được ghi lại vào Module 1. Để xem quá trình Record đã ghi lại những gì, các bạn nhấp vào thẻ Developer, rồi nhấp tiếp nút Visual Basic. Khung soạn thảo code VBA sẽ xuất hiện, và các bạn sẽ nhận được một đoạn code tương tự như hình.
Excel chỉ mới tạm thời ghi lại quá trình làm việc của các bạn vào trong Module 1. Để sử dụng lại được đoạn chương trình này thì các bạn phải gán chúng vào một nút lệnh. Cách gán vào nút lệnh thì mời các bạn xem mục kế tiếp.
Gán chương trình thực thi vào nút lệnh
Trên worksheet hiện tại, các bạn chèn một nút lệnh vào. Cửa sổ Assign Macro xuất hiện, tại đây các bạn chọn Macro đã Record trước đó. Nhấp OK để hoàn tất việc gán chương trình thực thi cho nút lệnh.
Lưu lại thành tệp dưới dạng macro
Nếu như các bạn lưu lại như bình thường với định dạng file *.xlsx, thì tất cả các lệnh đã Record sẽ mất hết. Để có thể lưu lại file với các đoạn code kèm theo thì các bạn phải lưu lại dưới định dạng *.xlsm.Từ worksheet hiện tại, các bạn chọn Save As. Nhập tên ở mục File name, ở mục Save as type, nhấp chọn loại Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm). Cuối cùng nhấp nút Save hoàn tất việc lưu lại.
Add-Ins trong Excel là gì?
1. Định nghĩa Add-Ins trong Excel
- Add-ins trong Excel được hiểu đơn giản là một đoạn mã do người dùng, hoặc do nhà phát triển tạo ra để thêm vào Excel. Đó là một số tiện ích như các hàm, các form, ... dùng để thực thi một nhiệm vụ hay một công việc nào đó.
- Khi Add-ins được thêm vào Excel thì toàn bộ file excel trong máy tính sẽ được sử dụng tiện ích của Add-ins đó. Điều này có nghĩa là phạm vi ảnh hưởng của Add-ins rộng hơn Macro.
- Add-ins được tạo ra với mục đích làm cho công việc của người dùng ngày càng nhanh hơn, tạo ra một lần sử dụng được nhiều lần.
2. Cách tạo ra Add-Ins trong Excel
Sau khi các bạn thiết kế một chương trình, hoặc Record một quá trình hoàn tất. Các bạn chọn Save As, chọn đường dẫn lưu file. Tại vị trí "Save as type", các bạn nhấp chon định dạng Excel Add-In (*.xlam) như hình dưới.
Đường dẫn mặc định của Add-In là:
- C:\Users\tosan\AppData\Roaming\Microsoft\AddIns
Phần được tô đỏ là User của máy tính, tùy máy tính có tên gì mà phần này cũng khác nhau.
3. Cách sử dụng Add-Ins trong Excel
Add-Ins nếu được thêm vào Excel, thì xem như là một phần của Excel. Nên bất cứ khi nào các bạn mở Excel lên, thì Add-in cũng dược tải lên cùng. Đồng thời Add-Ins này cũng có thể gán vào các nút trên thanh Ribbon.
Để add các Add-Ins vào Excel, các bạn nhấp vào nút "Excel Add-Ins" trên thẻ Developer. Tiếp theo các bạn nhấp chọn Browse... tìm đến nơi đã lưu file Add-Ins. Các bạn chọn file và nhấp OK để hoàn tất.
Đồng thời các bạn có thể chèn thêm một thẻ trên Ribbon của Ecxel. Trên thẻ các bạn có thể thêm các nút lệnh để thực thi các Add-Ins này như hình:
Mời các bạn đón xem tiếp bài:
- Tạo thêm Tab trên Ribbon trong Microsoft Excel